6 dokumenthåndteringssoftware til forbedring af effektiviteten på kontoret

Adventen af ​​skylagring har helt rigtigt elimineret stresset ved håndtering af rod papirarbejde. Derfor kan arbejdsgiverne spare tid og samtidig forbedre arbejdsgangen. Så hvis du søger at reducere din brug af papirdokumenter og forbedre effektiviteten, er du på det rigtige sted. Denne artikel giver dig seks af de bedste dokumentstyringssoftware at vælge imellem.

Dokumentstyringssoftware, ellers kendt som Document Management Systems (DMS), er computerprogrammer, der er specielt designet til at spore, strømline og håndtere dokumenter og workflow, med de vigtigste mål at reducere arbejdsbyrden og fremskynde arbejdsgangen.

Følg gennem dette indlæg for at få et overblik over nogle af de bedste tilgængelige værktøjer til styring af dokumenter.

Hvad er den bedste dokumentstyringssoftware til pc?

1

eFileCabinet

eFileCabinet er uden tvivl den førende dokumentstyringssoftware i dag. Det er bygget til at lette opbevaring, hentning og deling af kontorfiler. Softwarens funktion går dog ud over dokumenthåndtering, da den også er udstyret med regnskabs- og HR-styringsværktøjer.

eFileCabinet er vært for to supportvarianter: desktop-versionen (Windows 10-kompatibel) og den mobile version, der er specielt designet til mobile enheder.

Denne dokumenthåndteringssoftware er vært for en funktion, der kaldes "cloud-view", som gør det muligt for brugere at sikkerhedskopiere deres filer på skyen direkte via softwarens platform. Med dette kan brugerne nemt se og udtrække filer via en hvilken som helst enhed, forudsat at en sådan enhed er forbundet til internettet.

EFileCabinet opfylder også alle nødvendige industrielle overholdelse, herunder SEC, HIPAA, FINRA og andre standardkrav.

Desuden fungerer softwaren perfekt med SecureDrawer, en unik delingsfunktion, der fungerer som en end-to-end fildelingsplatform mellem dig og dine kunder. Det er i stand til at integrere problemfrit med forskellige tredjeparts software som MS Outlook, sikker e-signatur, scannere, printere og meget mere.

Lastl, . eFileCabinet dokumenthåndteringssoftware tilbyder både online og on-premise tjenester. Softwaren tilbyder to uger gratis prøveversion til nye brugere, hvorefter de kan abonnere på en betalt plan til en startpris på $ 15.

Download eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM er uden tvivl en af ​​de mest populære dokumentstyringssoftware på markedet. Det er et meget alsidigt enterprise-grade management software, der er bygget til at udføre kontoropgaver, lige fra dokumentstyring til workflow-automatisering til administrative funktioner.

Værktøjet er specielt designet til Windows-computere. Det kan dog også fås via en række andre desktop-operativsystemer som Linux.

Dybest set er dokumentstyringssoftwaren vært for et dynamisk sæt moduler, som kører hele styringsfunktionerne i softwaren. Nogle af disse moduler omfatter: Elektronisk fakturering, e-signatur, kryptografi (til filkryptering og dekryptering), stregkode, postarkivering og meget mere.

Softwares fleksible design gør det også nemt at integrere med relevante kontorværktøjer som AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office og meget mere. Den har også et plug-in autentificeringssystem, som kan forbindes til eksterne databaser eller servere som SQL, Oracle, MySQL og få andre.

På baggrund af ovenstående giver brugerne mulighed for at strømline hele deres arbejdsgang for at forbedre effektiviteten. Derfor ses denne dokumentstyringssoftware af mange som mere af en projektstyringssoftware end en almindelig dokumentleder.

OpenKM tilbyder to grundlæggende planer for nye brugere: OpenKM Community og OpenKM Professional . Den førstnævnte er tilgængelig gratis (med begrænsede funktioner), mens sidstnævnte med mere kraftfulde funktioner er en betalt plan, og den tilbydes med citat (brugerdefineret prissætning).

For at få mere information om softwares system- og downloadkrav, log ind på OpenKM download website.

Download OpenKM

3

Templafy

Templafy er uden tvivl en af ​​de bedste dokumentstyringssoftware på markedet i dag. Det er et allround værktøj, der er designet til effektivt at gemme, hente og dele kontorsdokumenter. Det er en skybaseret platform, der understøtter alle former for computersystemer og mobile enheder.

Af bekvemmelighed er der også udpegede versioner til skrivebordet (Windows inklusive) og smartphones (mobilapps).

Templafy letter grundlæggende lagring af filer og team samarbejde ved at eliminere den konventionelle, uensartede proces til at arbejde på tværs af forskellige platforme.

Dokumentstyringssoftwaren strømlines alle vigtige arbejdspladsværktøjer, især dokumentgenererende værktøjer som MS Office, på en enkelt platform, hvorved du får en samlet arbejdsgang.

Desuden er Templafy værter en ret navigérbar grænseflade, hvilket gør den ideel i et lavteknologisk arbejdsmiljø, da hvert holdmedlem kan give feedback, dele filer og skabe dokumenter med utroligt lethed.

Alle disse kanaliseres via et enkelt feed, og det overvåges af admin (arbejdsgiver), for at sikre alle krav og kvalitetsstandard er opfyldt.

Endelig, som de mest holdbare værktøjsværktøjer, kommer Templafy ikke billigt. Faktisk er det bekvemt et af de dyreste dokumentstyringssoftware på markedet. Den er tilgængelig til en fast abonnementsrente på $ 355 per måned. Der er dog en gratis prøveperiode forud for fuld abonnement. Besøg deres officielle hjemmeside for at få flere oplysninger.

Download Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, et produkt fra SutiSoft, er et af de mest omfattende dokumentstyringssoftware på markedet. Den er udstyret med en række værktøjer til styring og organisering af dokumenter, deling af filer, registrering og forbedring af teamsamarbejde.

Det er en online, webbaseret software, der understøttes på tværs af bord på både stationære og mobile enheder.

Derudover indeholder SutiDMS et sæt multifunktionsværktøjer, som omfatter et modificerbart dashboard, dokumentbibliotek, OCR-dokumentindsamling, multiple integrationer (med MS Outlook, Gmail og Yahoo Mail), filfusion, dokumentarkivering og opbevaring, e-signatur og fora blandt andre.

Softwaren tjener i det væsentlige som det ultimative lagringsrum, hvor du kan beholde alle dine dokumenter, og dets webbaserede funktionalitet sikrer, at du kan få adgang til og hente dokumenter når som helst.

Ikke desto mindre tilbyder denne dokumentstyringssoftware en virksomhedsprissætning, som er tilgængelig med citat.

Der er to lavere planer: Premium-planen og Professional-planen . Professional-planen er designet til maksimalt 10 brugere, og den er tilgængelig med en pris på $ 18 pr. Bruger (pr. Måned). Premium-planen er på den anden side beregnet til en mellemstore organisation med mindre end 500 ansatte, og den er tilgængelig med en pris på $ 20 pr. Bruger (pr. Måned).

Download SutiDMS

5

FileHold

FileHold er en fuldt integreret dokumenthåndteringsløsning, der indeholder forskellige sæt funktioner, der giver brugerne en centraliseret lagring og forenklet arbejdsproces. Softwaren er et af de få dokumenthåndteringssoftware, der er specielt udpeget til Windows 10 PC og andre versioner af Windows (7/8 / 8.1). Ikke desto mindre kan den også fås via webbrowsere på Linux- og Mac-computere.

Softwares funktioner er kategoriseret under "standard", "valgfri", "brugerdefineret" og "dokument scanning & billedbehandling". Nogle af disse funktioner omfatter metadataoptagelse (dokument tagging), kalender, elektroniske formularer, eSignature, OCR (server side), automatisk påfyldning, SmartSoft capture og meget mere.

FileHold har også mulighed for at integrere med et sæt tredjeparts software som MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint og meget mere. Alle disse letter fillagring, hentning og deling samt koordinering af workflow.

Endelig tilbyder FileHold to grundlæggende prisplaner; FileHold Express og FileHold Enterprise. Express-planen er designet til mindre virksomheder med under 20 ansatte, mens Enterprise-planen er ideel til større organisationer eller hold med mere end 20 medlemmer.

Begge planers abonnementsrenter er dog kun tilgængelige med citat. Du kan sende en email til FileHolds salgsteam for at få et tilbud på din virksomhed.

Download FileHold

6

M-Files

M-Files er en af ​​de bedste dokumentstyringssoftware til rådighed i dag. Det er mest betydningsfuldt for dets "duplikationsanalyse" -funktion, som er designet til at beskytte brugerne mod dokumentdubling. Det er en skybaseret DMS; Derfor understøttes det både på stationære og mobile platforme.

Der er også udpegede desktopversioner (til Windows 10 / 8.1 / 8/7), samt mobilapps til udvalgte mobilenheder.

Desuden er dette dokumenthåndteringssoftware til Windows 10 vært for en organiseret opbevaring, hvor dokumenter er passende organiseret og gemt. Det analyserer dokumentsøgninger ved at korrelere filnavne med andre relaterede indikatorer som datoer og projekter. Som sådan kan softwaren nemt fjerne duplikater.

Den kombinerede platform letter også arbejdspladseffektiviteten ved at forbedre arbejdsopgaver (fra arbejdsgiver til medarbejdere), opgaveudførelse og levering (fra medarbejdere til arbejdsgiver). Slutresultatet er forbedret produktivitet.

Desuden er M-Files en fleksibel DMS, som nemt kan integreres med værktøjer som MS Office og en række CRM-værktøjer som Salesforce. Dette gør den ideel til stort set alle typer virksomheder. Der er også tre grundlæggende implementeringsmuligheder, herunder on-premise, cloud-based og hybrid (combined).

M-Files tilbyder en måned gratis prøveversion til nye brugere, hvorefter de nemt kan opgradere til virksomhedsplanen, som tilbydes med citat.

Download M-filer

Konklusion

I dag er der faldende brug af papirdokumenter over hele kloden, med mange organisationer, skoler og offentlige institutioner foretrækker det lettere at opbevare papirpapir og mapper.

Der er derfor en løbende efterspørgsel efter standard og holdbar dokumentstyringssoftware. Med hensyn til denne efterspørgsel har vi samlet nogle af de bedste dokumentstyringssoftware på markedet for at lette din beslutningstagning om, hvilken DMS der skal ansættes til din virksomhed.