I den moderne konkurrencedygtige erhvervsliv står alle organisationer over for nye udfordringer med hensyn til vedvarende produktivitet og skaber den mest engagerede arbejdsstyrke. At opnå måludgangen i enhver organisation afhænger for det meste af sammenhængen i medarbejdernes produktivitetsniveau.
I dagens forretningsmiljø kan ingen organisation udføre på sit højeste produktivitetsniveau, medmindre hver enkelt af sine medarbejdere er forpligtet til at forbedre de organisatoriske niveauer for produktivitet. Det betyder, at medarbejderne vil bidrage til virksomhedens vækst.
Men desværre har nogle virksomhedsejere en tendens til at mislykkes i at overvåge deres medarbejders daglige produktivitet, og resultatet er, at deres jobpræstationer vil skade virksomhedens vækst, og denne ting kan ikke registreres og kontrolleres.
En sådan ting vil ødelægge virksomhedens evne til at nå sine mål. Men takket være teknologi og softwareværktøjer til overvågning af medarbejderens produktivitet behøver organisationer ikke at vente på en alt for lang varighed af medarbejdernes præstationsvurderingsprogrammer for at vide, hvordan de gør det på arbejdspladsen.
Hovedårsager til brug af medarbejderovervågningssoftware
E-mails er den primære kilde til overtrædelser af data for virksomheder, fordi medarbejderne skal udveksle oplysninger via virksomhedskorrespondance, så det er afgørende at sikre og spore data, når du skal overholde HIPAA love, GRAMA anmodninger og FINRA regler.
Der er nogle enkle email overvågningsløsninger til rådighed på markedet, der hjælper dig med at overvåge medarbejdernes e-mails for at sikre, at kritiske data ikke deles med vilje eller ved et uheld. Medarbejderovervågningsprogrammer omfatter e-mail-overvågningsevner og flere værktøjer til overvågning af andre aktiviteter hos medarbejderne, mens de laver deres job.
Et andet centralt aspekt af medarbejderovervågningssoftware er evnen til at kontrollere deres aktivitet, mens de bruger virksomhedens udstyr som f.eks. Bærbare computere og desktops. Sådanne løsninger vil give dig mulighed for at se, hvilke websites der er tilgængelige for dine medarbejdere, hvem er de medarbejdere, som normalt downloader filer, og når de forbinder eller fjerner USB-drev.
Disse værktøjer vil også være i stand til at advare dig, når der søges bestemte søgeord, der kræver bekymring fra din virksomhed, og disse omfatter jobsøgning, pornografisøgning eller søgninger relateret til konkurrencedygtige kontakter.
De bedste værktøjer til overvågning af arbejdspladsen vil give dig administrativ kontrol, der gør det muligt for dig at blokere sådanne aktiviteter og for at begrænse adgangen til upassende eller usikrede hjemmesider. Du kan med succes bruge værktøjer til overvågning af din medarbejders arbejde for at finde ud af, hvad en medarbejder har op til i disse dage.
Hvad skal du tage hensyn til juridisk og teknisk set?
Overvågning af medarbejdernes e-mails kan synes at være en krænkelse af medarbejdernes privatliv, men USA's højesteret rejste i 2010 tilbage, at det er lovligt for organisationer og virksomheder at overvåge medarbejderes handlinger, mens de er på arbejde, og mens de bruger virksomheden 'udstyr. Dette omfatter personsøgere, laptops, USB-drev og mobile enheder. Programmer til overvågning af nøglelogs og til optagelse af adgangskoder kan bruges, selv om der er en vis etisk kontrovers omkring emnet for deres brug.
Det er vigtigt at huske, at den føderale regering ikke stiller begrænsninger for medarbejdernes internetovervågning. På den anden side er der nogle enkelte stater, der sætter beskyttelse først.
Flere og flere stater kræver i øjeblikket medarbejdere til at underrette medarbejderne, hvis deres virksomhed overvåger medarbejdernes onlineaktivitet, og dette omfatter tastetryk og e-mails. Sådanne meddelelser kan afsløres i medarbejderhåndbogen eller som en e-mailpåmindelse.
Stealth mode vs. gennemsigtig tilstand
Når arbejdsgiverne bruger sådanne overvågningsværktøjer, kan de vælge muligheden for at bruge dem skidt eller gennemsigtig tilstand.
Stealth-tilstand er også kendt som lydløs tilstand, og det betyder, at medarbejderne ikke kan se, at de overvåges. Overvågningsværktøjer af høj kvalitet vil køre usynlige og uopdagede af medarbejderne.
Den gennemsigtige overvågningstilstand vil gøre det muligt for dine medarbejdere at se overvågningsprogrammet på deres systemer. Sådan software kræver installation på hver enkelt computer, herunder den administrative portal. Dette vil ikke være så nemt som stealth mode, da administratorerne skal kontrollere hver enkelt rapport fra hvert system for at se, hvordan medarbejderne gør.
Hvordan fungerer overvågningsværktøjer?
Medarbejdssporingsværktøjer skal installeres på flere systemer, herunder en centralstation, hvis arbejdsgiverne vil have, at de bliver uopdagede af brugerne. For at denne type værktøj skal fungere korrekt, skal du først slukke for firewallen, og den vil blive tændt igen, når installationsprocessen er færdig.
På den anden side er det næsten umuligt for programmet at arbejde uden ekstra patches og programmering, så PC-overvågningssoftware kan fungere rundt om programmet. Dette vil punktere et hul i sikkerhedssystemet, og det vil gøre netværket sårbart overfor alle former for malware, vira, spyware og så videre.
Vær forsigtig på virus i forklædning
Du bør være opmærksom på, at der er mange medarbejderovervågningsværktøjer, der faktisk er virus i forklædning, og mens de kan give dig keylogging og adgangskodeoptagelsesfunktioner, samler de også dataene bag kulisserne og sælger det for at overtræde organisationens sikkerhed. De fleste af værktøjerne til overvågning af medarbejderaktivitet kan fungere rundt om firewallen, men det er stadig muligt, at nogle trusler passerer uopdaget.
Implementering af softwaren: Cloud og lokaler
Et andet vigtigt aspekt at overveje, er, hvordan du implementerer softwaren. Lokalitet er den mest anvendte mulighed, og de fleste værktøjer tilbyder det. Dette giver dig mulighed for at være vært for programmet og de data, der indsamles på din egen server. Denne løsning kræver lidt mere it-viden, og det kan tage længere tid at oprette. Cloud løsninger er derimod lettere at håndtere, og de kan opstilles hurtigere end den lokale installation.
Løsninger der passer til dine behov
Forældelsessoftware og overvågningssoftware er to løsninger, der overvåger computerens brug. De er begge installeret og brugt på en enkelt computer, og de udgør ikke de samme trusler som e-mailovervågningsværktøjerne, for eksempel, som vi allerede har sagt, arbejder rundt om firewalls.
Overvågningssoftware og forældelsessoftware kommer med yderligere muligheder, der er designet til at forhindre cyberangreb sammen med værktøjer til overvågning af børn og ægtefæller, når de går online.
Der er mange virksomheder, der også er på udkig efter e-mail-software og til apps, der overvåger udgående og indgående meddelelser til spyware, virus og trojanske heste.
Der er også email-krypteringssoftware, som kan beskytte personlige data og kritisk information, når den overføres til tredjepartsmodtagere. Sådanne værktøjer sikrer, at de følsomme data kun er tilgængelige og brugt af personer, der virkelig har brug for informationen, samtidig med at de bliver så sikre som muligt.
Her er de bedste fem valg til overvågning af medarbejdernes aktivitet:
Teramind
Teramind leverer software, der strømlinjerer processen med at indsamle medarbejdernes adfærd på pc'er for at identificere mistænkelig aktivitet, overvåge effektivitet og effektivitet, opdage eventuelle trusler og sikre industriens overholdelse. Teraminds mission er at reducere sikkerhedshændelser ved at give realtidsadgang til brugeraktiviteter ved at tilbyde advarsler, advarsler, omdirigeringer og brugernes lock-outs for at holde forretninger og organisationer så sikre og så effektive som muligt.
Softwaren leveres i både on-premise og Cloud-baserede implementeringsmuligheder for at opfylde organisationens krav.
Teramind kan med succes identificere, hvilke brugere der er mest risikable for din virksomhed ved at analysere tendensen i deres adfærd. Du kan tjekke, hvilke særlige politikker de har overtrådt og derefter uddanne dem for at forhindre fremtidige hændelser.
Med dette værktøj kan du også skrive regler, som reagerer på enhver observerbar brugeraktivitet som f.eks. Blokering af en e-mail fra at blive sendt eller advarsel, når et bestemt dokument udskrives. Du har også mulighed for at optage og logge alle aktiviteter, og de afspiller den som en video og analysere sessionens metadata.
For at komme i gang med softwaren skal du følge disse trin:
- Tilmeld dig gratis Teramind Basic Cloud medarbejderovervågningssoftware.
- Installer overvågningsmidlerne på de maskiner, som du ønsker at overvåge, og beslut om enten fuld eller deltidsoptioner til kontrol.
- Du skal tilpasse hver alarm og overvågningsindstilling for at skræddersy platformen til dine behov.
- Du kan få adgang til alle funktioner fra softwarens platform til unikke overvågningsfunktioner, der forbedrer både sikkerhed og produktivitet.
HipChat
HipChat fungerer ret godt som et komplementært værktøj til WorkZone-platforme. Dette er et tidsstyringsværktøj, som i det væsentlige er en instant messenger, der er bygget til arbejdspladser. Du vil kunne bruge den til at oprette vedvarende chatrum eller 1-til-1-kommunikation.
En af de mest nyttige funktioner er en komplet chathistorie, og nu er medarbejderne, der savnede et møde på HipChat, ikke længere nødt til at afbryde en anden til at indhente, de skal bare genoptage sessionen og gennemse den hurtigt.
Denne tidsporingssoftware er et vigtigt redskab til at kontrollere medarbejdernes daglige jobpræstation, og det kan vise sig at være en mulighed for at identificere, hvilke strategier der fører til den mest produktive.
WorkiQ
WorkiQ er et værktøj, der sporer medarbejdernes computeradfærd og giver rapporter om deres tid brugt på ikke-produktive og produktive applikationer. Værktøjets dashboard giver klare billeder, der fortæller hvilke medarbejdere og aktivt engageret i deres arbejde, og hvilke der bliver kontinuerligt distraheret.
Dette værktøj giver dig mulighed for at kategorisere alle former for aktiviteter, spore processer på tværs af alle applikationer og sammenligne, hvordan forskellige brugere behandler lignende arbejdsgrupper. Ledelsesdashboardsne giver følgende fordele:
- Identifikation af uproduktive adfærd i øjeblikket forekomsten
- Spotting og også givende produktiv adfærd
- Sammenligning af den faktiske medarbejderproduktivitet, herunder blandingen og kompleksiteten af det arbejde, medarbejderne håndterer
- Håndtering af fjernarbejdere
- At identificere topspillere for at kunne replikere deres processer i tide
- Forbedring af arbejdsfordelingen ved identifikation af underudnyttede færdigheder eller overarbejde
DeskTime
DeskTime er en enkel og sikker tidsporingsapp, der giver dig mulighed for at øge virksomhedens effektivitet og produktivitet. Ved hjælp af dette værktøj kan du overvåge daglig aktivitet, syge blade, overarbejde og lettere besættelse af dine medarbejdere. Du vil få et klart overblik over dit teams arbejdsgang. Med DeskTime kan du spore apps, webadresser og offline tid, og du kan også få adgang til detaljerede data om, hvordan dine medarbejdere bruger apps og websites, og hvad de laver, når de ikke er online.
Værktøjet tilbyder dine automatisk skærmbilleder og aktivitetsfrekvenssporingssystemer, som giver dig mulighed for at følge den tid, der bruges på individuelle projekter. DeskTime giver dybdegående indsigter og rapporter til fakturering, og du kan bruge den til at tilpasse nemt, downloade og også sende CSV-rapporter til at give dine kunder de mest præcise oplysninger om mængden af arbejde og tid brugt på alle projekter udviklet af virksomheden .
Du kan overvåge lokale og eksterne teams fra både din mobil og dit skrivebord, og på denne måde kan du spare tid ved at se på rapporterne om din virksomheds resultater, mens du er på farten. Værktøjets supportteam er tilgængeligt via chat, voicemail og også email. Teamet fra DeskTime følger industrisikkerhedsstandarderne for at sikre de personlige oplysninger, som de leveres med.
asana
Asana er et værktøj, der tilbyder opgaver, projekter, dashboards og samtaler for at give teams mulighed for at flytte arbejde mere effektivt fra start til slut. Du kan bruge den til at se fremskridtene for ethvert projekt uden at planlægge et statusmøde eller uden at skulle sende e-mails. Med dette værktøj kan du bruge brugerdefinerede felter til at spore alt, hvad der er meget vigtigt for dig, om det er fejl, jobansøgere eller kundeemner.
Du kan organisere dine opgaver i delte lister eller bestyrelser for alle dine møder, programmer og initiativer. Afsnittene og kolonnerne giver dig mulighed for at tilpasse Asana for at matche dine arbejdsgange og tilføje struktur til alle dine projekter.
Du vil være i stand til at opdele arbejdet i en opgave i mindre dele eller at opdele arbejdet blandt flere projekter, og når en enkelt opgave bliver et stort og vigtigt initiativ, vil du hurtigt kunne gøre det til et projekt.
Medarbejderes adfærd er uforudsigelig, og ved hjælp af disse gode værktøjer kan du øge effektiviteten på arbejdspladsen og din virksomheds samlede produktivitet. Gennemse alle dem og vælg din favorit, alt efter dine behov. Vi garanterer høj kvalitet for alle de værktøjer, vi har diskuteret ovenfor, til overvågning af medarbejdernes aktivitet på arbejdspladsen.
